Preboarding: Der erste Arbeitstag beginnt sechs Wochen vorher

Montag, 7:45 Uhr. Der neue Kollege steht auf dem Besucherparkplatz vor Werk 2. Im Vertrag stand eine Adresse, in der Bestätigungsmail ein Gebäudename und beides führt an ein anderes Tor. Eine Durchwahl hat er nicht, nur die Nummer der Zentrale und die ist erst ab acht besetzt. Als er um 8:20 Uhr am richtigen Empfang steht, hat sein erster Arbeitstag bereits begonnen, ohne dass er dabei war.

Zwischen der Unterschrift und diesem Montag lagen sechs Wochen. In den meisten Unternehmen passiert in dieser Zeit nichts.

Sechs Wochen Funkstille

Mit der Zusage gilt die Stelle intern als besetzt. Der Vorgang wandert aus der Personalabteilung heraus, der Kalendereintrag für den ersten Arbeitstag steht und danach ruht der Kontakt bis Montagmorgen.

Auf der anderen Seite sammeln sich in derselben Zeit Fragen an, die niemand entgegennimmt: An welchem Standort fange ich an? Wo darf ich parken? Welcher Eingang ist der richtige? Wer holt mich ab? Was soll ich anziehen und welche Unterlagen brauche ich am ersten Tag?

Keine dieser Fragen ist schwer zu beantworten. Sie werden nur nicht gestellt, weil der Ansprechpartner fehlt und niemand direkt nach der Zusage als anstrengend gelten will. Genau in diesen Wochen laufen außerdem die Nachfassversuche anderer Arbeitgeber und Stille ist dagegen kein starkes Argument.

Preboarding ist Wissenssicherung, nicht Höflichkeit

Die Antworten auf diese Fragen existieren längst. Sie stecken in den Köpfen der Führungskraft, der Assistenz und der Kollegin, die vor zwei Jahren selbst neu war. Bei jeder Einstellung werden sie einmal mündlich abgerufen und danach wieder vergessen.

Das kostet nicht nur Zeit, es macht den Einstieg abhängig von einzelnen Personen. Fällt die Führungskraft am ersten Tag krankheitsbedingt aus, fällt die halbe Einarbeitung mit aus.

Werden dieselben Informationen einmal aufgezeichnet, entsteht daraus ein Kurs, der bei jeder weiteren Einstellung erneut läuft und bei Änderungen an einer einzigen Stelle aktualisiert wird. Aus wiederholten Erklärungen wird Wissen, das dem Unternehmen gehört und nicht dem Kalender einer bestimmten Person.

Vier Bausteine für den Kurs vor dem ersten Tag

Ein Preboarding-Kurs soll nicht die Einarbeitung vorwegnehmen. Er beantwortet nur die Fragen, die vor dem ersten Tag Unsicherheit erzeugen. Danach hört er auf.

• Begrüßung in zwei Minuten. Ein kurzes Video der Führungskraft oder des Teams, mit dem Handy aufgenommen. Es muss nicht produziert aussehen, es muss echt aussehen.
• Das Team mit Gesichtern. Foto, Name, Aufgabe, dazu ein Satz, wofür diese Person die richtige Ansprechpartnerin ist. Am Montag sind die Gesichter dann nicht mehr fremd.
• Die Anreise Schritt für Schritt. Adresse, Werk, Parkplatz, Eingang, Empfang. Drei Fotos vom Tor, vom Parkplatz und von der Tür ersparen mehr Rückfragen als jede Wegbeschreibung im Fließtext.
• Der Ablauf des ersten Tages. Uhrzeit für Uhrzeit: Begrüßung, Rundgang, Übergabe von Laptop, Ausweis und Arbeitskleidung, Mittagessen mit dem Team. Ein Tagesplan nimmt mehr Nervosität als jede Zusicherung, dass alles halb so wild ist.

Die Fragen, die du nur einmal beantwortest

Neben der Orientierung gibt es einen zweiten Block, der sich bei jeder Einstellung wiederholt: Probezeit, Zeiterfassung, Urlaubsantrag, Krankmeldung, Pausenregelung, Arbeitskleidung, mobiles Arbeiten, Ansprechpartner für IT und Personalthemen.

Diese Antworten gehören in denselben Kurs, aber hinter die Orientierung. Sie werden vor dem ersten Tag überflogen und in Woche drei tatsächlich gebraucht, wenn zum ersten Mal jemand Urlaub eintragen will.

Wenn du nicht weißt, womit du anfangen sollst: Frag die letzten drei neuen Kolleginnen und Kollegen, welche Frage sie vor ihrem ersten Tag am meisten beschäftigt hat. Das ist deine Reihenfolge, und sie ist besser als jede Vorlage.

Vom Preboarding in den Lernpfad

Der Zugang endet nicht am ersten Arbeitstag. Nach den organisatorischen Inhalten folgen die Module, die den Arbeitsalltag erklären: Zeitbuchungen, Abwesenheitsanträge, Sicherheits- und Datenschutzvorgaben, interne Zuständigkeiten und die Programme, mit denen täglich gearbeitet wird.

Gerade für Software eignen sich kurze Bildschirmaufnahmen. Eine Aufnahme von drei Minuten zeigt eine Zeitbuchung vollständig und kann beliebig oft angesehen werden. Persönlich vorgeführt wird derselbe Ablauf bei jeder Einstellung erneut und beim zweiten Mal erinnert sich trotzdem niemand an den dritten Menüpunkt.

Wichtig ist die Reihenfolge. Zwölf Kurse ohne erkennbaren Pfad wirken wie eine Aufgabenliste. Dieselben Inhalte in einer sinnvollen Abfolge wirken wie ein Weg, so wie es der Editor abbildet. Wie ein vollständiger Einstieg aufgebaut sein kann, zeigen wir auf der Seite zum Onboarding.

Was Preboarding nicht ersetzt

Digitales Preboarding ersetzt den persönlichen Empfang nicht, es räumt ihm Platz frei. Wenn Parkplatz, Ablauf und Zuständigkeiten vorher geklärt sind, geht die erste Stunde am Montag nicht für Organisation drauf, sondern für das Gespräch mit dem Team.

Die Plattform übernimmt, was sich bei jeder Einstellung wiederholt. Die Menschen im Unternehmen übernehmen, was persönlich bleiben muss.

Womit du diese Woche anfängst

1. Schick den Zugang eine Woche nach der Vertragsunterschrift raus. Nicht am Freitag vor dem Start.
2. Nimm drei Fotos auf dem Weg vom Parkplatz zum Empfang auf. Das dauert fünf Minuten und beantwortet die häufigste Frage überhaupt.
3. Nimm die nächste Einweisung auf, die ohnehin stattfindet. Kein Extratermin, kein Drehbuch.

Danach hast du mehr Preboarding als die meisten Unternehmen, und zwar ohne Projekt.

Wenn du sehen willst, wie das für deine Standorte und Abläufe konkret aussieht, buch dir eine Demo. Wir gehen gemeinsam durch, welche Fragen bei euch vor dem ersten Arbeitstag offen bleiben.